档案管理现代化，是相对档案传统手工管理而言的，它是以系统论等现代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式和做法进行改革，使档案管理实现总目标的最佳效果。当前，社会信息化的迅猛发展与档案传统手工管理的矛盾日益显现，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备进行管理，成为当前档案管理工作迫切需要。要实现档案管理的现代化，具体要做到“四化”，文件的数字化、标准规范化、管理的现代化、人才的专业化。
一、当前档案管理工作中存在的问题
1.管理软件缺乏统一性。档案部门各自开发软件、不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果。
2.档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理现代化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息化的发展。
3.档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息现代化，首先要有现代化的人，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。
二、实现档案管理现代化建设的措施
1.文件的数字化，电子技术的迅猛发展，使现代档案工作的对象从单纯的纸质档案变成了纸质档案与以“比特”为单位的电子档案并存。条形码技术、网络博客、ＢＢＳ等都为档案数字化提供了理想的网络平台。因此，电子文件归档管理，应根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法实现管理档案目录信息，实现档案全文数字化并自动检索。
2.标准的规范化，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。现代的计算机多媒体技术能对文字、图形、静态图像、动态影像、声音等信息进行集中统一处理。现已开发的一些系统可以支持多媒体档案信息集中统一管理，因此，制定统一技术标准，对实现档案管理一体化具有重要意义。
3.管理的现代化，从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。在注重实体保管的基础上，更注重档案信息的合理利用与社会信息资源的共享。
4.人才的专业化，要求稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件进行知识的培训和更新，不断提高档案人员的科学技术和知识水平，建设一支复合型现代化专业人才队伍，才能适应以数字化代表的网络环境下档案信息资源的整体处理模式，有效地实现对外指导工作和内部基础管理工作，充分发挥档案的社会作用。（巩 霖 烟台广播电视台）
一、当前档案管理工作中存在的问题
1.管理软件缺乏统一性。档案部门各自开发软件、不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果。
2.档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理现代化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息化的发展。
3.档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息现代化，首先要有现代化的人，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。
二、实现档案管理现代化建设的措施
1.文件的数字化，电子技术的迅猛发展，使现代档案工作的对象从单纯的纸质档案变成了纸质档案与以“比特”为单位的电子档案并存。条形码技术、网络博客、ＢＢＳ等都为档案数字化提供了理想的网络平台。因此，电子文件归档管理，应根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法实现管理档案目录信息，实现档案全文数字化并自动检索。
2.标准的规范化，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。现代的计算机多媒体技术能对文字、图形、静态图像、动态影像、声音等信息进行集中统一处理。现已开发的一些系统可以支持多媒体档案信息集中统一管理，因此，制定统一技术标准，对实现档案管理一体化具有重要意义。
3.管理的现代化，从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。在注重实体保管的基础上，更注重档案信息的合理利用与社会信息资源的共享。
4.人才的专业化，要求稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件进行知识的培训和更新，不断提高档案人员的科学技术和知识水平，建设一支复合型现代化专业人才队伍，才能适应以数字化代表的网络环境下档案信息资源的整体处理模式，有效地实现对外指导工作和内部基础管理工作，充分发挥档案的社会作用。（巩 霖 烟台广播电视台）